Bekommst Du eine Rechnung, die offensichtlich fehlerhaft ist, kann Dich das in eine verzwickte Situation bringen: Auf der einen Seite wirst Du eine unberechtigte Forderung nicht bezahlen wollen. Auf der anderen Seite möchtest Du aber sicher auch keinen Ärger mit dem Unternehmen und Mahnungen oder andere unangenehme Folgen riskieren. Ganz so schlimm ist das Ganze aber nicht. Durch einen Widerspruch gegen die Rechnung lässt sich die Angelegenheit in den meisten Fällen nämlich schnell klären.
►Einspruch Rechnung – Mustervorlage
Anschrift
Unternehmen
Anschrift
Ort, den Datum
Widerspruch gegen Rechnung Nr. _________________
Kundennummer ___________________
Vertragsnummer __________________
Sehr geehrte Damen und Herren,
hiermit widerspreche ich Ihrer Rechnung Nr. __________________ vom _____________ über _______ Euro.
Begründung:
________ (Erkläre, warum die Rechnung aus Deiner Sicht falsch ist; Vielleicht hat das Unternehmen andere Preise berechnet als im Katalog oder Angebot angegeben? Oder Posten berechnet, die Du gar nicht gekauft hast? Oder einen vereinbarten Rabatt, eine Gutschrift oder eine Anzahlung nicht abgezogen? Oder sind die Posten vielleicht einfach nur falsch zusammengerechnet?) ___________________________
Ich möchte Sie davon in Kenntnis setzen, dass ich Ihrer Zahlungsaufforderung in der mir vorliegenden Form nicht nachkommen werde. Gleichzeitig bitte ich, die Rechnung zu prüfen und zu korrigieren.
Sollten Sie nach Ihrer Prüfung der Meinung sein, dass kein Fehler vorliegt, bitte ich um eine nachvollziehbare Erklärung, wie sich eine Forderung in dieser Höhe begründet.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
Was kannst Du gegen eine fehlerhafte Rechnung unternehmen?
Es kann immer mal vorkommen, dass ein Unternehmen eine falsche Rechnung ausstellt. Dabei muss keine böse Absicht dahinterstecken, sondern es kann sich tatsächlich um ein Versehen handeln.
Hast Du eine Rechnung bekommen, die offensichtlich fehlerhaft ist oder Dir komisch vorkommt, solltest Du ihr widersprechen. Möchtest Du eine Rechnung beanstanden, kannst Du Dich natürlich persönlich oder telefonisch an das Unternehmen wenden. Besser ist jedoch, ein Schreiben aufzusetzen, denn
1.) solltest Du dem Unternehmen mitteilen, dass Du die Rechnung für falsch hältst und deshalb zunächst nicht bezahlen wirst. Kommst Du der Zahlungsaufforderung nicht nach und das Unternehmen weiß nicht warum, wird es den Rechnungsbetrag andernfalls früher oder später anmahnen. 2.) wird die Forderung durch Deinen Widerspruch zu einer bestrittenen Forderung. Eine bestrittene Forderung führt dazu, dass Du nicht in Zahlungsverzug gerätst. Solange die Angelegenheit nicht geklärt ist, musst Du somit keine Mahnung befürchten. Eine Meldung an die Schufa oder eine andere Auskunftei ist ebenfalls nicht zulässig. Und auch Inkassounternehmen lehnen die Annahme von bestrittenen Forderungen üblicherweise ab.Du bist also auf der sicheren Seite, wenn Du schriftlich Widerspruch einlegst. Gleichzeitig solltest Du eine Versandart wählen, die Du im Ernstfall belegen kannst. Dadurch kannst Du nachweisen, dass Du das Unternehmen tatsächlich auf die fehlerhafte Rechnung hingewiesen hast.
Wie sollte Dein Einspruch aussehen?
Für Deinen Widerspruch gibt es kein besonderes Formular und Du musst auch keine speziellen Formvorgaben beachten. Stattdessen reicht ein herkömmlicher Brief aus. Dein Widerspruchsschreiben sollte dabei folgende Inhalte haben:
- Deine Daten und Angaben zu der beanstandeten Rechnung: Neben Deinem Namen und Deiner Anschrift solltest Du die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Vertragsnummer und Deine Kundennummer angeben. Dadurch stellst Du sicher, dass das Unternehmen eindeutig bestimmen kann, wer Widerspruch einlegt und um welche Rechnung es geht.
- Widerspruchserklärung: In Deinem Schreiben muss nicht unbedingt das Wort Widerspruch auftauchen. Allerdings muss klar hervorgehen, dass Du mit der Zahlungsaufforderung so nicht einverstanden bist.
- Widerspruchsbegründung: Du musst Deinen Widerspruch nicht zwangsläufig begründen. Allerdings macht es wenig Sinn, wenn Du eine Rechnung nur beanstandest und nicht erklärst, worin Du den Fehler siehst. Deshalb solltest Du nachvollziehbar und sachlich ausführen, was an der Rechnung falsch ist.
- Bitte um neue Rechnung: Du solltest das Unternehmen auffordern, die Rechnung noch einmal zu prüfen und Dir dann entweder eine korrigierte Zahlungsaufforderung oder eine Erklärung zum Rechnungsbetrag zuzuschicken. Außerdem solltest Du darauf hinweisen, dass Du erst dann eine Zahlung leisten wirst, wenn die Angelegenheit geklärt ist.
Was passiert nach Deinem Einspruch?
Normalerweise wird das Unternehmen die Rechnung überprüfen. Stellt sich heraus, dass dem Unternehmen tatsächlich ein Fehler unterlaufen ist, wird es eine neue Rechnung erstellen. Zeigt sich, dass die Forderung berechtigt ist, wird das Unternehmen erläutern, wie der Rechnungsbetrag zustande kommt. Hattest Du Dich geirrt, musst Du die fällige Zahlung selbstverständlich veranlassen. Zweifelst Du die Richtigkeit nach wie vor an, solltest Du Dich erneut an das Unternehmen wenden. In Deinem zweiten Schreiben solltest Du erklären, dass und warum Du Deinen Widerspruch aufrecht erhältst. Bezahlen solltest Du die Rechnung erst, wenn die Angelegenheit geklärt ist.
Ignoriert das Unternehmen Deinen Widerspruch und schickt Dir stattdessen einige Zeit später eine Mahnung, solltest Du Widerspruch gegen die Mahnung einlegen. Weise in Deinem Widerspruch auf Dein erstes Widerspruchsschreiben hin und fordere das Unternehmen auf, sich zu der bestrittenen Forderung zu äußern. Am besten legst Du Deinem Brief noch einmal eine Kopie Deines ersten Widerspruchs bei. Schaltet das Unternehmen ein Inkassobüro ein, solltest Du genauso vorgehen. Das bedeutet, Du solltest dem Inkassounternehmen erklären, dass Du die Forderung bereits bestritten hast und nach wie vor an Deinem Widerspruch festhältst. Auch hier solltest Du dem Schreiben eine Kopie Deines Widerspruchs beilegen. Deine Zahlung solltest Du weiterhin verweigern. Mahn- oder Inkassogebühren musst Du ebenfalls nicht bezahlen, denn durch Deinen Widerspruch liegt eine bestrittene Forderung vor und Du bist folglich nicht in Zahlungsverzug.
Sollte das Unternehmen ein gerichtliches Mahnverfahren einleiten, kannst Du dem gerichtlichen Mahnbescheid ebenfalls widersprechen. Dafür liegt dem Bescheid ein Formular bei. Soweit wird es aber in den meisten Fällen nicht kommen!